1.     Cấu trúc của số tờ khai và các chứng từ do hệ thống sinh ra

1.1 Số tờ khai và các chứng từ

Là một dãy số gồm 12 ký tự:

• A - Ký tự 1-2: Mã loại chứng từ (tham chiếu Bảng 1. Mã loại chứng từ).
• B - Ký tự 3-10: Số tuần tự do hệ thống tự động sinh ra.
• C - Ký tự 11: Dùng để kiểm tra (đối với các ký tự từ 3-10). Là số dư của phép chia số hình thành bởi các chữ số từ 3-10 cho 7. Trong ví dụ dưới đây sẽ là MOD(12345678, 7) = 2.
• D - Ký tự thứ 12: Số nhánh (tối đa 9 lần, mặc định là 0).

Ví dụ:    10  12345678   2  0

            A      B             C  D

Bảng 1. Mã loại chứng từ (bản khai)

1.2 Số quản lý người sử dụng (đối với từng lần khai báo NK, XK)

Là số gồm có 5 ký tự do hệ thống tự động sinh cho mỗi mã người sử dụng trong từng lần khai báo. Số này sẽ được thiết lập là "00001" vào đầu năm và sẽ tăng dần đối với từng lần khai báo nhập khẩu hoặc xuất khẩu sau đó.

Thông qua số này, chúng ta có thể biết được ở thời điểm hiện tại của năm doanh nghiệp đã thực hiện đăng ký xuất khẩu hoặc nhập khẩu bao nhiêu tờ khai (với điều kiện tổng số tờ khai xuất khẩu và nhập khẩu của doanh nghiệp trong năm không vượt quá 99999 tờ khai).

1.3 Số chứng từ thanh toán

Cấu trúc gồm hai phần:

- Năm phát hành: gồm 4 chữ số đầu tiên (ví dụ 2012).

- Số tuần tự: gồm 8 chữ số tiếp theo và được thiết lập là “00000001” đối với chứng từ thanh toán đầu tiên của năm.

Ví dụ:  2012  12345678

            A       B

1.4 Số tiếp nhận đăng ký tìm kiếm

Là số gồm 5 chữ số do hệ thống tự động sinh ra, được khởi tạo là “00001” vào đầu năm và tăng dần sau mỗi lần được sinh ra. Số tiếp nhận được sử dụng trong các nghiệp vụ Đăng ký tìm kiếm sau đây:

- Đăng ký tìm kiếm dữ liệu chứng từ gốc liên quan tới các thủ tục hải quan.

- Đăng ký tìm kiếm dữ liệu chứng từ gốc liên quan tới nghiệp vụ HYS.

- Đăng ký tìm kiếm dữ liệu chứng từ gốc liên quan tới bản lược khai hàng hóa (manifest).

1.5 Số tiếp nhận file đính kèm

Số tiếp nhận file đính kèm thông qua nghiệp vụ Đăng ký bản khai có file đính kèm (HYS) và Đăng ký các file đính kèm (MSB). Cấu trúc như sau:

• A - Ký tự thứ 1-2: Thông xác định tiến trình
• B - Ký tự thứ 3-4: Hai chữ số cuối của năm
• C - Ký tự thứ 5-6: Tháng
• D - Ký tự thứ 7-8: Ngày
• E - Ký tự thứ 9-13: Số giây trong ngày, từ 0 giờ 0 phút 0 giây (24 giờ = 86400 giây).
• F - Ký tự thứ 14-16: ID tiến trình (chuỗi tuần tự tiến bắt đầu từ “001”).

Ví dụ: 　A1　12　01　23　12345　123

       A      B     C     D        E          F

2.     Cấu trúc các loại mã

2.1 Mã đơn vị Hải quan

Mã đơn vị Hải quan được phân thành nhiều cấp: tổng cục/cục, chi cục, đội:

-         Mã Tổng cục/cục gồm 2 ký tự kiểu số (ví dụ: 00 – Tổng cục Hải quan, 01 – Hải quan Hà Nội,…). Khi khai báo thì thêm 2 ký tự ZZ vào cuối (ví dụ; 00ZZ…).

-         Mã chi cục gồm 4 ký tự:

• 2 ký tự đầu là mã cục
• 2 ký tự tiếp theo kiểu chữ để phân biệt từng chi cục (ví dụ: 01AB – Chi cục Hải quan Nội Bài,…)

-         Mã đội gồm 6 ký tự:

• 4 ký tự đầu là mã chi cục
• 2 ký tự sau kiểu số để phân biệt các đội trong chi cục (ví dụ: 01AB01, 01AB02…)

2.2 Mã người sử dụng (User ID)

Mã người sử dụng (User ID) gồm 8 ký tự chia làm 2 phần:

-         User Code (định danh đơn vị): Gồm 5 ký tự đầu tiên (đặc trưng cho từng đơn vị, ví dụ cho một chi cục Hải quan hay 1 doanh nghiệp…)

-         User Identification (định danh người sử dụng): Gồm 3 ký tự (để phân biệt cho mỗi cá nhân trong đơn vị)

XXXXX      –      XXX

           (User Code)     (User Identification)

2.2.1 Mã người sử dụng Hải quan

a. User Code:

-         4 ký tự tự đầu là mã Chi cục Hải quan (nếu người sử dụng cấp tổng cục hoặc cục thì 2 ký tự đầu là mã Tổng cục/Cục, 2 ký tự sau là “ZZ”)

-         Ký tự thứ 5 luôn cố định là số “0”.

b. User Identification

Là các ký tự chữ và số được đánh tuần tự từ 000, 001,…, 999,…, ZZZ.

2.2.2 Mã người sử dụng doanh nghiệp

Để phân biệt với mã người sử dụng Hải quan luôn bắt đầu bằng chữ số, mã người sử dụng doanh nghiệp luôn bắt đầu bằng chữ cái.

a. User Code

User Code người sử dụng doanh nghiệp/ người sử dụng cá nhân được cấp định danh duy nhất theo quy tắc sau:

A0001 – A9999, B0001 - B9999 -> ...

-> Y9999, Z0001 - Z9999, AA001-AA999, ....

-> ZZZZY, ZZZZZ

b. User Identification

Nếu một người sử dụng thuộc một doanh nghiệp thì số ID mà người sử dụng sẽ được cấp như một số tuần tự trong công ty đó. Quy tắc số tuần tự được mô tả như dưới đây:

A01 – A99, B01 – B99, -> ....

-> Y99, Z01 – Z99, AA1 – AA9, AB1 – AB9, ....

-> ZZY, ZZZ